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Top 10 Kriterien LMS

Top 10 Kriterien LMS

Eine Einführung eines Learning-Management-Systems (LMS) stellt die Personalabteilung vor eine große Herausforderung. Dabei gibt es eine Menge an Aspekten zu beachten. Wir haben die Top 10 Kriterien LMS für Sie zusammengestellt.

Vorbereitungen

Das passende System auszuwählen erfordert eine möglichst klare Aufstellung der Anforderungen an das System. Dabei sind nicht nur die Anforderungen selbst zu identifizieren, sondern auch alle Beteiligten. Gemeint sind also alle Stakeholder, die durch diese Einführung direkt oder indirekt beeinflusst werden. Umso größer der Anteil an identifizierten Stakeholdern ist, umso größer ist am Ende auch die Akzeptanz des neuen LMS und somit auch der Projekterfolg. Demnach macht es Sinn, bereits vor der Sammlung der Anforderungen mit der Identifikation von allen Beteiligten zu beginnen. Je nach Relevanz der Gruppe muss diese auch bei der Aufstellung der Anforderungen miteinbezogen werden. Unbekannte Anforderungen, welche erst im späteren Projektverlauf entdeckt werden und zu Rekonfigurationen oder sogar Nachimplementierungen führen, ziehen Verzögerungen und weitere Kosten im Projekt nach sich. Durch die Einbeziehung von den relevanten Stakeholdern, lässt sich dieses Risiko minimieren.

Falls im Projektteam noch keine oder nur wenig Erfahrungen mit einem LMS vorhanden sind, ist es durchaus schwierig die Anforderungen an das zukünftige LMS zusammenzustellen. Das Ziel bisherige Prozesse und Abläufe zu digitalisieren ist nur mit einer Transferleistung planbar, die wiederrum Erfahrung voraussetzt. Ein Austausch mit anderen Abteilungen oder Unternehmen, die so ein Einführungsprojekt bereits erfolgreich abgeschlossen haben kann sehr hilfreich sein.

Natürlich sind die Anforderungen an ein LMS immer kundenspezifisch und variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und Szenarien. Grundlegende Funktionen wie die Kurserstellung, Kursbuchung, Genehmigungsworkflows, Test- und Feedbackerstellung, Nutzung eines Kataloges und die Abbildung von Lernpfaden im Kurs oder in Programmen oder Modulen werden vorausgesetzt und sind nicht Teil dieser Top 10 Liste. Die Liste konzentriert sich viel mehr auf die Integration des LMS in die IT-Infrastruktur des Unternehmens und die Handhabung für die Nutzer.

Top 10 Kriterien LMS

1. Responsive Design / Mobile App

In vielen Unternehmen gehören mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones zur Arbeitsausstattung dazu. Auch wenn dies bei Ihnen noch nicht der Fall ist, sollte das LMS eine responsive Nutzeroberfläche anbieten, damit Sie zukünftig mobiles Lernen anbieten können. Eine zusätzliche App für IOS und/oder Android sollte ebenfalls vorhanden sein, falls bestimmte Nutzergruppen das Smartphone hauptsächlich nutzen. Hierbei ist besonders darauf zu achten, welche Funktionen die App bereitstellt und für welche Rollen sie sich eignet. Ein Lerner sollte zum Beispiel seinen E-Learning Inhalt abspielen können, und der Vorgesetzter einen schnellen Überblick über den Lernstand seiner Mitarbeiter einsehen können. Die Kurserstellung oder Einrichtung von Benachrichtigungen muss nicht zwingend in der App möglich sein, da der Administrator solche Aufgaben ohnehin am PC oder Laptop durchführt.

2. Hostingmodell (On premise / Cloud)

Das Hostingmodell definiert wo das System liegt und wer sich um die Hintergrundaufgaben wie Backups, Updates und die Systemerreichbarkeit kümmert. Hier kann bereits die Unternehmenspolitik vorschreiben, ob ein System zwingend on premise, also von der hauseigenen IT gehostet werden muss, oder es auch in der Cloud unter gewissen Sicherheitsbedingungen liegen kann. Das Hostingmodell des Anbieters muss mit den Unternehmensanforderungen zusammenpassen. Die eigene IT-Abteilung muss somit zwingend befragt und eingebunden werden um die technischen Voraussetzungen zu klären und mit dem LMS-Anbieter abzustimmen.

3. Datenschutz

Datenschutz ist nicht erst seit der neusten Datenschutz-Grundverordnung EU-DSGVO, welche am 25.05.2018 in Kraft tritt, ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines LMS. Erfüllt das LMS alle Richtlinien? Gibt es daneben unternehmenseigene Datenschutzrichtlinien, welche Sie beachten müssen? Ist die Löschung eines Nutzeraccounts samt aller Daten mit einem Klick möglich? Können Sie die Daten bei Bedarf anonymisieren? Lässt sich ein Rollen und Berechtigungsmanagement implementieren, sodass die Nutzerdaten vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind? Das LMS sollte diese Anforderungen problemlos abbilden können, damit es hier beim Einsatz im Unternehmen zu keiner Verletzung von personenbezogenen Daten kommt. Leitfäden für die datenschutzkonforme Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier.

4. Updates / Dokumentationen

Eine Anforderung welche nicht zwingend im Fokus zu liegen scheint, sich aber mittelfristig auszahlt, ist die Bereitstellung von Updates und Dokumentationen vom LMS-Anbieter. Updates müssen regelmäßig stattfinden um eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Fehlerbehebung zu gewährleisten. Der Anbieter muss Updates rechtzeitig kommunizieren, so dass Sie die Downtime entsprechend einplanen können. Ebenso muss der Anbieter die Funktionen des LMS sowie auch neue Funktionen ausreichend dokumentieren, sodass Sie diese nachvollziehen und gegebenenfalls direkt testen und nutzen können.

5. Anpassungen

Je nach Komplexität der Lernprozesse und dem Funktionsumfang den Sie nutzen möchten, wird es schwierig ein System zu finden, welches alle Ihre Anforderungen im Standard erfüllt. Für manche Anforderungen lassen sich Workarounds bilden, andere müssen aber zwingend genauso abgebildet werden, wie sie definiert sind. Hier kann es nützlich sein, wenn das LMS kundenspezifische Anpassungen zulässt. Gegen einen einmaligen Aufpreis lassen sich somit Anpassungen umsetzten, die im laufenden Betrieb Zeit und damit Kosten einsparen. Anpassungen sollten bereits bei der Auswahl des LMS preislich vom Anbieter abgeschätzt werden, sodass diese in die Gesamtkosten eingerechnet werden können.

6. Schnittstellen

Auch wenn der Wunsch nahe liegt, dass das LMS vollumfassende Funktionen bietet, ist es oftmals sinnvoller und auch nötig, andere Systeme über Schnittstellen anzubinden um Synergien nutzen zu können. Gängige Schnittstellen wie z.B. SMTP, SCORM, LDAP sind dabei die Basis und sollten von jedem LMS erfüllt werden. Weitere Schnittstellen oder eine REST API bieten darüber hinaus die Möglichkeit andere Systeme anzubinden und hier Funktionen auszulagern bzw. miteinander zu kombinieren.

7. Reporting

Nicht selten ist die schnelle und leichte Nachweisbarkeit von absolvierten Trainings einer der Hauptgründe für die Anschaffung eines LMS. Reports für den Vorgesetzten die graphisch zeigen, wie der Lernstand seiner Mitarbeiter aktuell ist, gehören aus diesem Grund auch mittlerweile zum Standard. Jedoch liegen die Feinheiten hier im Detail. Für den Überblick ist das im Unternehmen aufgebaute Trainingskonzept entscheidend. Wie hoch ist die Quote an Pflichttrainings? Im welchen Umfang kann der Mitarbeiter seine Trainings selbst wählen? Gibt es fest definierte Trainingspfade und Entwicklungsmodule? Müssen bestimmte Schulungen regelmäßig wiederholt werden? All diese Aspekte wirken sich unmittelbar auf die Reportanforderungen aus. Standardreports können hier schnell an die Grenzen kommen. Eine Aufstellung über die acht wichtigsten Reports finden Sie hier. Essentiell ist hier, dass Sie als Kunde selbst die Spalten und Filter von Reports auswählen können, um genau die Informationen anzeigen zu lassen, welche gebraucht werden. Auch wenn sich im Zeitverlauf Informationen ändern, können Sie diese eigenständig und somit direkt und ohne Mehraufwand im Report anpassen. Idealerweise verfügt die Anwendung über einen Report-Designer sodass hier eigene Reports nach Bedarf selbst erstellt werden können. Andernfalls muss geklärt werden, mit welchen Aufwänden bei der Erstellung eines eigenen Reports zu rechnen ist.

8. Automatische Buchung + Compliance

Neben der Kurserstellung ist der Buchungsprozess ein wichtiger Workflow im System, welcher auf Usability- und Effizienzkriterien geprüft werden muss. Die Mehrfachauswahl von Teilnehmern im Buchungsprozess sollte zwingend gegeben sein. Aber auch die Funktion einer automatischen Buchung auf Basis von bestimmten Kriterien (z.B. alle neuen Mitarbeiter, oder alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung) muss möglich sein. Das spart Zeit in der Administration und reduziert Kosten. Dasselbe gilt für Trainings, welche regelmäßig wiederholt werden müssen. Das System sollte solche Prozesse auch automatisiert abbilden können.

9. Zertifikate

Ein Punkt, welcher vielleicht nicht zu Beginn offensichtlich erscheint, sind Zertifikate. Diese sind für den Lernerfolg des Lernenden und damit auch die Akzeptanz der Lernplattform relevant. Das Zertifikat muss dabei vom Design als auch vom Text angepasst werden können. Alle im Unternehmen gängigen Daten von Nutzern müssen als Platzhalter einfügbar sein. Hintergrundbilder, Logos und weitere Graphiken können einfach und schnell hinzugefügt werden. Nicht selten ist der Editor in diesem Bereich umständlich und/oder es fehlen wichtige Platzhalter.

10. Social Learning

E-Learning bedeutet nicht nur, dass der Lernende selbstbestimmt und ortsunabhängig lernen kann, sondern er kann sich auch online vernetzen und kommunizieren. Die Lernplattform muss auch hier Möglichkeiten bieten, den Lernenden zu erreichen und ein Miteinander zu schaffen. Sei es durch Videokonferenzen, Foren oder Chats – der Teilnehmer muss auch den persönlichen Kontakt zum Trainer oder den Kollegen herstellen können, um sich auszutauschen, Fragen stellen zu können, oder einfach sozialen Kontakt zu pflegen.

Fazit

Diese Top 10 Kriterien LMS stellen eine erste Orientierung bei der Auswahl eines geeigneten Learning Management Systems dar. Selbstverständlich sind diese abhängig von der Unternehmensgröße, der Branche und auch der Weiterbildungsstrategie Ihres Unternehmens. Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen klar zu spezifizieren, alle Stakeholder miteinzubeziehen und die Angebote auf dem Markt zu sondieren. Wir haben über 40 Einführungsprojekte bei verschiedenen Unternehmen begleitet und können mit Best Practices die Einführung optimal begleiten. Zudem helfen wir die kritischen Aspekte von Beginn im Auge zu behalten und tragen aktiv zu Ihrem Projekterfolg bei. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf! Weitere Informationen finden Sie in unserem Portfolio.