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Onboarding in kleinen Unternehmen – Praxistipps

Auch in kleinen Unternehmen oder Startups sollten Willkommensrituale existieren, ein individueller Einarbeitungsplan festgelegt werden und natürlich die Zeit vorhanden sein alles durchzuführen. Die Wertschätzung Mitarbeitern gegenüber ist ein Teil der Unternehmensphilosophie. Für uns heißt das, wir geben uns beim ersten Mitarbeiter genauso viel Mühe wie beim Zweiten, Zehnten und auch bei dem Letzten. Onboarding in kleinen Unternehmen ist keine Frage der Umsetzung, sondern der Einstellung.

Das heißt nicht, dass Onboardingprozesse nicht weiterentwickelt und angepasst werden können. Sie müssen es sogar und idealerweise wachsen sie gemeinsam mit dem Unternehmen. Grundlegende Werte sind jedoch ein fester Bestandteil und werden konstant vermittelt.

Praxistipps für das Onboardning
Onboarding

Onboarding fängt beim ersten Mitarbeiter an

In einem früheren Artikel Die 6 größten Fehler beim Onboarding sind wir bereits auf die Fehler und Vermeidungsempfehlungen eingegangen. Lassen sich diese auch in kleinen Unternehmen anwenden?

1. Komplexe Systemlandschaften

In kleinen Unternehmen wird eher das Gegenteil der Fall sein – die Systemlandschaft ist überschaubar. Ggf. mangelt es sogar an relevanter Software, besonders, falls es sich um den ersten Mitarbeiter handelt. Hier gilt die Devise vorrausschauend zu denken und zu planen. Es geht nicht um die Entscheidung: lohnt sich die Anschaffung der Software für nur einen Mitarbeiter? Sondern: Ist diese Software noch passend, wenn wir die nächsten 2, 3, 10 Mitarbeiter einstellen? Wir nutzen Microsoft Teams als Kollaborationsplattform. Hier werden bereits viele essentielle Funktionen abgedeckt, wie Kommunikation, Aufgabenlisten, Termine uvm.

2. Eintägiges Onboarding

Die Erstellung eines umfangreichen Plans ist die Basis eines guten Onboardings und sollte beim ersten Mitarbeiter mit derselben Sorgfalt erstellt werden, wie zu einem späteren Zeitpunkt unter anderen Voraussetzungen. Gleichzeitig ist die Anzahl der Kollegen, Abteilungen und Fachbereiche in kleinen Unternehmen gering, sodass das Kennenlernen für den neuen Mitarbeiter deutlich weniger Zeit in Anspruch nimmt. Wir haben einen 4 Wochen Plan ausgearbeitet, welcher den Mitarbeiter langsam an uns und unsere Arbeitsweise ranführt und ihm gleichzeitig Freiheiten lässt, z.B. die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb einer Woche selbst zu bestimmen. Wichtig ist uns ebenfalls, dass alle Aufgaben sinnvoll sind und tatsächlich in Projekten verwenden werden. Dadurch vermitteln wir zum einen Vertrauen in seine Fähigkeiten und zum anderen Wertschätzung seiner Zeit.

3. Lernlevel unabhängige Wissensvermittlung

Im Gegensatz zu großen Unternehmen in denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig onboarden, ist die Anzahl in kleinen Unternehmen gering und das Onboarding daher relativ leicht zu individualisieren. Doch auch hier gilt, dass der Onboardingprozess für den ersten Mitarbeiter nicht identisch mit dem für den zweiten Mitarbeiter ist! Selbst bei gleichen Qualifikationen oder ähnlichen Positionen sollten Sie darauf achten den Prozess zu prüfen und an den Mitarbeiter anzupassen. Templates lassen sich mehrfach verwenden und es ist ein geringer Aufwand den Namen oder gewisse persönliche Aspekte einzubauen. Oftmals reichen bereits Kleinigkeiten für eine große positive Wirkung aus.

4. Keine Zielausrichtung

In jedem Unternehmen sollte der Mehrwert jedes Mitarbeiters klar und deutlich festzulegen sein. Von daher, sehe ich hier keine Unterscheidung zwischen kleinen und großen Unternehmen. Kommunizieren Sie von Beginn an, was die Ziele des Unternehmens sind und wie der Mitarbeiter dazu beitragen kann. Wir sind transparent mit unseren Zielen, Preisen, Qualitätsansprüchen und Sicherheitsmaßnahmen. Nicht nur unseren Kunden, sondern auch unseren Mitarbeitern gegenüber.

5. Fehlende Messbarkeit

Bei wenigen Mitarbeitern ist wenig Feedback vorhanden. Nehmen Sie trotzdem jedes Feedback ernst und optimieren Sie den Prozess. Wenn es sein muss, auch bereits nach der ersten Durchführung. Voraussetzung ist natürlich, dass im Onboardingprozess feste Feedbackrunden eingebaut sind. Wir haben ein Feedback nach der Hälfte des Prozesses und ein Feedback am Ende eingeplant. Dennoch ermutigen wir alle Mitarbeiter instantan Feedback zu geben, anstatt zu fest definierten Zeitpunkten. Das permanente Feedback wird bereits während des Onboarding gelebt und später weitergeführt. Ebenso prüfen wir selbst die Zielerreichung des Onboarding. Auch das ist eine fortlaufende Aktivität um möglichst agil eingreifen zu können.

6. Zeitmangel des Personalmanagers

Besonders in kleinen Unternehmen mangelt es an Mitarbeitern, die ausschließlich feste Aufgabenbereiche haben. So wird der Vorgesetzte oder Teamlead neben dem Onboarding noch viele andere Aufgaben zu erledigen haben. Daher ist es umso wichtiger den Zeitpunkt der Einstellung und des Onboarding gut zu planen und andere Termine entsprechend zu verschieben. Wir haben in der ersten Woche dafür gesorgt, dass mindestens ein Ansprechpartner zur Verfügung steht und bei Fragen weiterhelfen kann.

Die Umsetzung von erfolgreichem Onboarding ist auch in kleinen Unternehmen machbar. Manche Fehler lassen, sich sogar leichter vermeiden als in großen Unternehmen. Die Basis bildet die Wertschätzung des Mitarbeiters. Digitale Lösungen helfen bei der Umsetzung und vereinfachen Prozessen, sofern sie gut ausgewählt und implementiert wurden. Sprechen Sie uns für einen Erfahrungsaustausch gerne an: Kontakt.